¿Querés manejar mejor tu tiempo? Un truco de 15 minutos.

Imaginate esto: tenés una lista muy larga de cosas para hacer, y no sabés por dónde empezar. ¿Cómo decidís qué tenés que hacer primero? Si sos como la mayoría de los mortales, es muy posible que quieras hacer todo, que sientas que necesitás ser más productivo y que las horas que tenés son pocas.

Y no, no digo nada nuevo. Diría que este es uno de los males de nuestro siglo. Pensar que el tiempo no alcanza.

Durante los años en los que trabajé en grandes empresas tenía una sensación que dominaba cada uno de mis días. Sentía que lo urgente iba tapando lo importante, que los grandes temas que aparecían hacían que no pudiera terminar nunca de hacer nada realmente bien.

¿Te pasó alguna vez?

Esta sensación de descontrol me mantenía siempre en un estado de caos. Hacía listas interminables, que cada vez se hacían más largas. Y todos los días se repetía el mismo patrón: estallaba algo urgente, lo importante se sumaba a la lista para hacerlo mañana, la lista se hacía cada vez más extensa... porque al día siguiente había otra urgencia que descompaginaba todo el plan.

Yo, cada vez más cargada de cosas. Y más preocupada.

Hasta que un día alguien me contó la historia de una matriz con nombre de presidente que permitía distinguir lo urgente de lo importante, y accionar luego con pasos bien específicos para ir destrabando cosas.

Como soy una persona de marketing, tengo una enorme simpatía por las matrices (los que trabajamos en marketing usamos todo tipo de matrices para crear estrategias), así que decidí probarla.

Desde ese día, es mi gran aliada para esos momentos en los que siento que me va a tapar el agua. La gente piensa que soy muy organizada y muy estructurada, pero la verdad es que tiendo a hacer más de lo que debería, y cada tanto necesito recurrir a esta herramienta para re-acomodar mis cosas.

Es muy fácil completarla. Te llevará unos 10/15 minutos y al terminarla, tendrás un panorama de qué hacer con cada tarea. Y la mejor parte: sentirás un gran alivio al entender que prácticamente todo se puede acomodar de una forma bastante razonable.

¿Te interesa saber de qué se trata? Te presento aquí (y te dejo un link para descargarla al final de mi artículo) todos los detalles acerca de la matriz Eisenhower.

Urgente vs. importante

"Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes."

Cuenta la leyenda que esa frase y la invención de esta matriz son creación del presidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower. Pero lo cierto es que no existe documentación que avale esto.

Sea como fuere, esta herramienta es clave para el manejo de tareas y la asignación de prioridades. Y claro, sirve también para gestionar el tiempo de manera eficiente.

Se puede usar en todos los ámbitos. Te servirá tanto para organizar las tareas de tu casa como para asignar prioridades en proyectos, y también para delegar actividades que podés trasladarle a un tercero. Y tiene otra función realmente crucial para los perfeccionistas como yo: deshacerte de lo que no hace falta que hagas (y entender por qué no te hace falta hacerlo).

La mecánica es muy sencilla. La matriz tiene dos ejes: urgente e importante. Según donde vayas ubicando cada tarea en relación con esos ejes, existe un plan de acción específico a implementar.

Usando el principio de decisión de la matriz Eisenhower, se evalúan las tareas usando los criterios importante/no-importante y urgente/no-urgente. Y en base a esto, se ubican en cada cuadrante de la matriz.

Las tareas se manejan de la siguiente manera:

• Importante/Urgente = se hacen inmediatamente y de manera personal. Ej. crisis, fechas límite, problemas.
• Importante/No-Urgente = se les asigna una fecha y se hacen personalmente. Ej. relaciones, planeamiento, recreación.
• No-importante/Urgente = se delegan, en la medida de lo posible. Ej. actividades que se consideran interrupciones, actividades secundarias, reuniones donde la asistencia no es tan necesaria.
• No-importante/No-urgente = no se atienden. Se cancelan o cortesmente se rechazan. 

¿Por qué es tan útil esta herramienta?

Porque te obliga a poner cabeza en lo que tenés que hacer y a no catalogar todo automáticamente como importante. Algo que solemos hacer en medio del caos.

Con sólo lápiz y papel y en apenas 15 minutos, podés tener un panorama de tu situación actual y crear una lista organizada, con la que podrás saber qué hacer inmediatamente, qué planificar, qué delegar y qué descartar.

En síntesis, las ventajas de la matriz Eisenhower son:

• Es muy fácil hacerla e implementarla.
• Te permite organizar tus tareas.
• Te hace priorizar los pendientes. 
• Te ayuda a valorar las tareas según su importancia y urgencia.
• Te ayuda a gestionar el tiempo, ya que te enfocás en lo más importante.
• Te hace planificar.
• Te da un plan de acción concreto con respecto a qué hacer con cada tarea. 

Esta matriz es una de las herramientas de productividad que utilizamos en mi programa Monetizá tu Magia, y muchas personas encontraron una manera de organizar su tiempo y ser más efectivos en su negocio revisándola apenas una vez al mes. Otras, en cambio, la usan casi todos los días, porque encontraron en ella un aliado para gestionar sus tareas cotidianas.

Así que depende de vos con qué frecuencia usarla. Lo que es importante, y urgente también, es que pongas manos a la obra y la pruebes. 

¿Querés bajarla en PDF para tenerla siempre a mano y usarla cuantas veces quieras? Hacé click aquí. 😉